Kompleksitetshåndtering



Informasjonsstrategi og informasjonssyklus som del av håndtering av komplekse forhold.

Ref Komplekse system - kompleksitetsteori


Planlegging

Kompleksitet håndteres generelt sett ved at man samler informasjon, setter sammen informasjon til et situasjonsbilde (kan være både grafisk, mentalt eller fremtilt på annen måte) og kommer frem til effektive løsning. 
Idet variablene er sammenkoblet er det ikke mulig å kun ha ett tiltak i løsningen - de mange forbindelsene gjør at man vanligvis utløser bieffekter. De variablene som blir berørt av bieffekter må det også lages tiltak for[1]. Ta f.eks bonuspoeng på innenlandsfly på ruter mellom enkelte byer. Man skulle tro at det bare berørte disse rutene hvor dette er aktuelt, men iht Arve Kambe (Stortingsrepresentant for Høyre) så vil dette virke inn på andre flyplasser, kurs- og konferansemarkedet, føre til mindre konkurranse og høyere priser [2] .

Generelt sett følges disse trinnene i planlegging og utførelse:

• 1. Formulere mål for aktiviteten - hva skal skal oppnås
• 2. (a) Formulere alternative løsninger og (b) samle og behandle informasjon
• 3. Vurdere alternativene opp mot hverandre
• 4. Planlegge utførelsen, ta beslutning og iverksette denne
• 5. Vurdere effektene av handlingene og revidere strategi  [3]


Informasjonsutfordring

Rammefaktorer

Tilpassningsdyktige (dynamiske) system lever sitt eget liv - de venter ikke på at vi skal komme med utspill, hvilket skaper tidpress. Virkeligheten venter ikke på at vi skal ha det perfekte situasjonsbilde og den beste planen, noe som gjør at vi må finne midlertidige løsninger og jobbe derfra. Uansett metode og teknologi tilgjengelig for innsamling av informasjon, vil det være variable som ikke er transparent, feks vannbeholdningen i et underjordisk reservoar. Vurderinger gjøres ut fra den informasjonen man har og det som mangler legges inn som forutsetninger. Hvis det senere blir tilgjengelig informasjon på noen av forutsetningene, så må disse tas ut og erstattes av denne informasjon. Dette kan påvirke vurderingen.
Vi kan heller ikke nøye oss med å analysere på et tidspunkt og ta det derfra, vi må overvåke trenden for å se hvor hele systemet er på vei [4] .


Informasjonshåndtering

Hvordan støtter man opp om planlegging og gjennomføring av beslutninger i en dynamisk situasjon? Hvilken informasjon vi trenger henger nøye sammen med de mål for aktiviteten vi har. Derfor kommer 2a og 2b etter målformulering. Det er konterproduktivt å samle store mengder informasjon om kreti og pleti - dette må være styrt og koblet til hva som trengs for å ta beslutninger og overvåke gjennomføringen, og ikke minst når det trengs. Det er også vesentlig å ha en formening om hva som er godt nok, til hvilke del av prosessen og målet. Dette konkretiseres i en informasjonsstrategi.
Store mengder informasjon i løs vekt er som en eske med biter til ett puslespill - de gir ikke mening uten at de er satt sammen til et situasjonsbilde. Hva er viktig og hva er uviktig relaterer seg både til de mål som er satt og de løsninger som er valgt. Situasjonsbildet produseres i behandlingdelen av informasjonssyklusen - hvor man kommer frem til hva informasjonen betyr.
Trendovervåkning er en stadig pågående aktiviteten under gjennomføringen. Her er indikatorvariablene spesielt viktige, og at man ikke mister oversikten ved å grave seg ned i detaljer.

For å komme frem til hva informasjonen betyr (meningen) er det nødvendig med:
prosedyrer og metodekunnskap, men uten at det blir en tvangstrøye.
kunnskap om det man analyserer til å komme frem til hva informasjon betyr. Det at den som gjør dette har analytiske evner er ett pre. 
• grunnleggende data som referanseramme og som grunnlagt for utviklingstrenden.

En god og oppdatert informasjonsstrategi, og styrt innsamling og behandling av informasjon og fordeling av situasjonsbilde er vesentlig for å håndtere komplekse forhold.

[1] Dörner, Dietrich. 1996. The Logic of failure. New York. A Merloyd Lawrence book, side 38

[2]  Kambe, Arve. 2012. Bonuspoeng svekker tilbud. Oslo. Dagens næringsliv. 2012-10-11, s 42

[3] Dörner, Dietrich, ibid, s 43

[4] Dörner, Dietrich, ibid, s 40 

Copyright © 2012 SinCon EPF. All rights reserved